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      物業項目運營管理工作六個方面

      時間:2021-11-04 09:57來源:www.cnbmzp.com 作者:湖南物業網 點擊:
      物業服務涉及到業主方方面面的需求,各項管理工作具有較強的針對性、技術性,優質的物業管理是吸引業主的法寶,是經營者創造經濟效益的基礎,良好的經營效益可以為物業提供資金的有力支持,物業以經營引導管理、以管理促進經營,只有二者相互依托,融會貫通

             物業服務涉及到業主方方面面的需求,各項管理工作具有較強的針對性、技術性,優質的物業管理是吸引業主的法寶,是經營者創造經濟效益的基礎,良好的經營效益可以為物業提供資金的有力支持,物業以經營引導管理、以管理促進經營,只有二者相互依托,融會貫通,才能在行業中立于不敗之地,為了不斷取得良好的經濟效益及社會效益,我們著重做好以下幾方面的工作:

        一、明確年度目標

        年度工作目標是全年工作的行動指南,鹽城中心管理處根據總部統一部署、結合項目實際運行情況,主要圍繞團隊建設、降本增效、培訓考核、安全管理等方面落實各項工作,進行細化分解、不折不扣的全力推進。打造團隊,規范管理,全面提升管理能力和物業品質。

       。ㄒ唬、各部門負責人就強化“三標一體”,夯實各業條線的基礎工作,提高服務品質。樹立“金鷹”的品牌意識,建立企業文化傳承機制,等目標任務與項目簽訂了承諾書,細化到每周會議組織全員學習崗位標準、工作要求、操作流程,行政人事部協助各部門開展21場專業培訓,全面提高人員服務意識、管理能力、專業技術能力。

       。ǘ、注重團隊建設,完善考核體系,加強骨干交流,搭建成長平臺,制定了物業工程部門各級崗位的員工技能操作考核方案,各班長級的電腦文檔考核標準,進一步提高大家的工作積極性,保持核心團隊相對穩定性,簡化流程,提高工作效率。

       。ㄈ、按照公司體系標準完成項目設備設施的維護,落實不同季節的維保及安全管理,確保設備運行完好率,持續對各電井的電流與溫度檢測,根據中心服務需求,組織工程部門快速有效的完成業主報修任務9293件,建立各項應急預案組織架構并按計劃啟動應急預案并組織演練,電梯困人救援、防火疏散、抗洪防汛等演練工作,全面貫徹預防為主的要求,零事故安全運行。

       。ㄋ模、快速響應集團各項需求,促進組織“扁平化”運行。切實落實減員增效工作,分3次梳理公司的架編,對大、小物業的組織架編,擬定合并方案并組織實施,確保平穩過渡;對保潔崗位進行合理優化,;會同南京凱恩特公司現場勘查確認合理調整。從多方位做好開源節流、降本增效工作,實現節能降耗指標。

        二、強化溝通渠道

        物業管理是過程化管理的服務行業,隨著商業服務需求的提高和物業管理專業化的進一步普及,運用合理的方法及技巧來溝通是物業人的基本技能,良好的人際關系也是物業管理工作成功的關鍵因素,強化溝通能力是貫徹落實服務措施、實現公司發展目標和提高企業競爭力的重要保障。

       。ㄒ唬、我們每天每天都要面對形形色色的業主,而為他們提供服務的所有物業管理人員就更需要加強溝通,建立這種渠道,通過見面問候、設立服務熱線、業主意見箱、滿意度調查、召開座談會等日常性溝通,主要是把我們的信息、思想和情感在服務業主的大群體中傳遞、交流、滲透、達成共識的工具。增進彼此的了解,及時消除誤會,從而提高業主的滿意度,融洽關系可以取得業主對我們工作的理解與支持。

       。ǘ、物業服務是離不開當地政府各級主管部門的大力支持,所以我們加強并拓展與政府相關職能部門、各事業單位、社區居委會等外聯單位的聯系,積極相應并參與各類會議、培訓及活動,對房管、物價、城管、公安、消防、市政、規劃等重要主管部門定期拜訪與溝通,這些都是物業項目管理中寶貴的資源。

       。ㄈ、目前的管理早就跨越個人主義,而倡導的是團隊作戰,在與上級、下級、平級跨部門的溝通也是尤為重要的,所以項目營造出良好的溝通氛圍,通過企業文化建設,樹立溝通全員化,創造時時事事能溝通,建立開放分享的溝通機制,經常性保持意見交流,通過良好的溝通可以增強企業的凝聚力,提高工作效率和具備市場競爭力。

       。ㄋ模、我們重點是做好物業項目的管理,通過專項業務外包,可以從繁雜的具體事務中脫離出來,真正成為項目管理的計劃組織者、監督協調者,把物業公司的職能從初始化的保姆升級成管家,組織架構也變得更為簡化,從業人員也更專業化,項目涉及的綜合服務商的業務分包,但是在管理上必須強調統一性,業主面對的是物業公司,必須明確公司統一的服務標準,落實到各個專項業務,通過晨會、周會、培訓、演練等多種形式強化督導,在服務過程中加強信息共享平臺,避免推諉扯皮現象,月度召開服務質量評估專項會議,建立獎懲機制來全面保證服務品質。

        三、有效控制成本

        物業管理的成本構成主要包括: 薪資成本、房屋設備的維保、能源消耗、行政以及各種市政管理費用,因此為了有效控制運營成本,要著重做以下幾項工作:

       。ㄒ唬、合理配置人力資源

        對照物管委托合同,甲方的要求,物業項目的特點等因素合理定編定崗,整合資源,按因事設崗的原則,工作延伸,綜合利用,提高人均管理面積,通過招聘和在企業內部培養一專多能復合型人才,使員工隊伍精干,并加強培訓,讓新員工能熟練掌握各崗業務,從而提高工作效率。部分項目實行專業分包化轉變,將部分項目分包給專業公司,例如:將清潔衛生這一技術含量較低,利潤率不高的項目分包給社會上的專業清潔公司,他們在清潔衛生方面能夠提供比物業公司更加專業的服務,而且成本會更低,物業管理公司也不用承擔清潔工的社會保險等責任,這樣有效降低管理成本。

       。ǘ、落實能耗管控措施

        在日常工作中加強全員節約的意識,節約指的是人力、物力的節約。我們要杜絕浪費和不良行為,把容易出問題的環節,如耗材、水電費等。通過對水、電的測算來防止公共設施設備的跑、冒、滴、漏等情況發生,更換專項?亻_關、對附屬用房,過道采用節能光源分流點等辦法來節約能耗;充分挖掘公司內部的節約潛力,做到處處精打細算,增收節支,把浪費、損失消滅在萌芽狀態。

       。ㄈ、高效使用維保費用

        對于商業項目而言,客流量巨大、服務要求高、管理點分散、營業時間性強,所以日常的物業管理難度比住宅物業要高很多。日常商業項目的物業管理內容包括:養護建筑、維護設備、保證水電氣正常供應、公用面積保潔、保安防盜、車輛管理、綠化養護、倉儲管理和意外事故處理等。對于真正想長期經營好商業項目的地產企業而言,由于各項商業設施的使用頻次特別高,需要特別注意有計劃地維護保養。維修保養費用包括設備設施運行的維護、公共部位維修費用和業主日常維修費用,在公司的成本中占很大比重。在管理中控制了維修費用就在很大程度上控制了支出,維修工作的效果也直反映出管理的能力。因此,對維修費用做到最恰當的控制。

       。ㄒ唬、認真編制全年維修預算,同時建立和完善維修費用審批制度。為了更加合理地編制修繕計劃,同時更好地分析物業管理過程中存在的共性問題,需要建立維修服務檔案,切實提升運營管理的水平,同時也為將來的維修、翻新、擴建等提供重要參考信息。

       。ǘ、加強工程外包監督管理。對項目大型的維修維護統一按照公司要求發出招標邀請,根據投標單位所提供的資質、服務、價格等綜合評估,確定出合適的外包單位,盡量把費用控制到最好的水平。合同中明確在施工過程中,雙方共同就技術、造價以及將來的影響進行全面考慮,同時要求對方派駐專人對整個施工質量進行全程監督,確保工程質量。

       。ㄈ、把握好維修時間節點。為了確保商業設施的完好運行,要根據年度的維修計劃,結合往年的維修保養記錄,在商貿春秋調之前完成“三修”工作,(大修、中修、小修),為商貿經營提供有力保障。

       。ㄋ模、做好維修行業的信息調查和信息收集。及時掌握市場的價格信息、技術信息,是我們確定維修方案的重要依據之一。通常設備在周期內發生故障有如下三類情況。初期:此時設備的故障率運行在準許故障率之下。在這一階段著重提高設備維護服務人員對故障的檢測診斷能力和修理能力,加強對材料備品的管理。中期:設備維護人員對設備中需要定期更換的易損件經常加以關注;了解設備中最重要最昂貴的零部件,編制管理檔案和應急處理預案;還要了解設備在安裝方面的缺陷,找出隱患并加以解決,盡快降低設備的初始故障率使其進入穩定運行狀態。后期:設備或系統已快達使用年限,由于零部件的磨損故障率將上升,但能在磨耗故障期之前將部分零部件更新就可以降低故障率,減少維修材料的更大消耗。

       。ㄎ澹、有效控制行政費用。要求各崗人員離開辦公室時間較長或下班時,必須關閉空調、飲水機,電燈和電腦、打印機、復印機等辦公設備;在日照光線充足的情況下,室內不得開燈;禁止上網聊天、玩游戲,復印機設置較低色度,節約碳粉。打印紙雙面使用。對于一些日常費用,如辦公用品、耗材等都嚴格控制,并統一執行以舊換新的制度,定期通報費用使用情況,促使各部門增強節費意識。按照月度對各部門領用辦公用品數量及金額進行統計分析,發現問題及時處理,切實使各部門能夠按需領用辦公用品。做好開源節流,才能夠在日常管理中更加有效的控制運營成本,企業贏得市場競爭力,從物業管理的角度盤活公司現有及未來的存量資產。

        四、提升服務品質

        品質是金鷹物業永恒的主題,在安全保障前提下放在第一位,重心是圍繞質量體系來運行,物業的經營目標、企業文化是靠全體員工共同努力才實現的。加強項目體系建設,規范并完善各級崗位的工作流程、巡檢標準及工作標準,做好基礎建設和標準化管理,提升員工的服務品質。

       。ㄒ唬、物業管理工作要提高服務質量,首先要有服務意識。也就是說,只有想到,才能做到;先有意識,才有行動。這一點說起來很簡單,但要每一位物業管理人員都能做到,也是很不容易的。對內,要做到上級為下級服務,盡而使員工以良好的狀態面向業主,為業主提供優質的服務。對外,要不斷強化員工"把業主的事當成自己的事",讓每一位業主真切的感受到平時許多方面都離不開物業服務。

       。ǘ、物業管理的實質是服務。"管理"是就具體事物的管理,既然是服務,就要有服務意識,就要求物業管理從業人員都必須樹立強烈的服務意識。要從思想和認識上明確知道自己所從事的這個行業的特點和要求。那就是:為客戶提供最好的服務,最大的便捷;為客戶想的更多,做的更好;用我們的服務和效率去創造企業和自身的價值;用心去創造完美。這既是物業管理企業的質量方針和服務宗旨,也是物業管理從業人員應當具有的基本素質。

       。ㄈ、不斷積累工作經驗。工作經驗也是提高服務質量的基礎?偨Y經驗不僅可增強物業與業主之間的關系,而且可為我們提高服務質量提供極為重要的信息。物業管理人員應充分利用這些信息,總結經驗,進一步提高服務質量。主要做到以下幾點,首先要找出物業管理產生差錯的根本原因。服務差錯通常表明服務體系中存在嚴重的缺陷,管理者應盡力找出差錯產生的根本原因,解決服務體系中存在的問題,而不能就事論事地糾正具體的差錯。其次改進服務過程檢查工作。系統地記錄、分析各種服務差錯,以便管理人員發現服務過程質量檢查工作中的不足之處,采取必要的措施,改進服務質量檢查工作。對經常出現差錯的服務工作,管理者更應加強服務質量檢查工作,制定服務差錯記錄制度。使用電子檔建立管理信息體系,記錄業主投訴的問題。服務人員可直接檢索有關信息,例如投訴者從前經歷過的服務質量問題,就能更好地做好善后服務工作。管理者則可以根據服務質量問題的類別和頻率,研究具體的改進措施,提高服務質量。

       。ㄋ模、強化法制觀念。我們有了高超的服務技能,強烈的服務意識外,還必須樹立高度的法律觀念,做到在日常工作生活中知法、懂法、守法,并運用自己掌握的法律知識,維護企業的利益、客人的利益、自己的利益。在對外交往、對客服務中,不能出現法律漏洞,以免使自己和企業受到不應有的損失。

        物業管理人員只有明確樹立以上觀念,才能真正成為合格優秀的管理者。每位服務人員都高度樹立了從業觀念,那么企業綜合服務競爭力就會強大,核心競爭力就會得到提升,企業在市場競爭中,就會獲得較好的經濟效益和社會效益,就能夠給顧客提供一流的服務。

        五、保潔保安管控

        年初就組織各部門對外包項目做市場摸底調研,完成當年度招投標或續簽工作,嚴格執行第三供方合同的各項條款,完成管控規程、考核標準和績效評估工作并,進行有效監管和月考核工作。

       。ㄒ唬、委外安保負責項目外圍現場秩序的維護,落實區域內24小時防火、防盜、防破壞、防爆炸、防治安事故發生。對機動車與非機動車停放做好引導,保證整齊與安全,對商貿大型節假日在廣場促銷活動予以配合,及時發現和處理可疑情況,減少治安事件的發生,為中心提供一個良好的營業環境,確保管理區域的安全。綜合部每天晨會宣導,每班專人檢查,員工著裝規范、精神飽滿、積極熱情、禮貌待人,嚴格紀律和檢查考核制度,查崗和點名相結合;雙方每周進行1次全面的保安服務檢查,每月不低于4次,按4次的均分進行考核,分A、B、C、D四級:A級良好,正常付款;B級一般,給予書面提醒改進質量,不合格項改正后正常付款;C級不合格,將扣除月服務費總額的2%-5%進行處罰;對不符合項整改不及時納入當月的績效考核。堅決執行制度管理,防止人員虛設滿勤,侵害公司利益;管理激勵機制的健全,使秩序員和車場隊伍從而走向“制度管人,制度約束人”的良性軌跡。

       。ǘ、外包保潔是負責購物中心的整體公共區域,嚴格按合同核定的人員編制安排工作,不允許人員頂崗加班,每天采取不定期形式按照排班表及崗位分布表對保潔人員實際出勤進行檢查,每天晨會都對儀容儀表、行為規范等不間斷的宣導及檢查,要求遵守各項管理規章制度,文明禮貌、熱情服務并服從管理,自覺維護金鷹的良好形象,每周分班次對工具使用、保潔流程等組織集中培訓,并針對不同崗位進行實操培訓,使保潔員全面掌握保潔工作知識,達到金鷹保潔的工作要求;每季度都督促保潔公司對全體保潔員進行《保潔工作手冊》學習,并結合保潔實際工作質量著重進行以下培訓:清潔劑的分類和使用、衛生間保潔流程、不銹鋼保養技術和流程等,中心管理員每天對保潔實際工作狀態進行檢查考核,不合格處要求立即整改,良性管控保潔服務質量,對保潔的耗材采取出入庫形式,統計登賬,統一定期發放材料,以控制耗材的實際使用及保潔質量的穩定性。

        六、創新管理思路

        創新是企業發展的靈魂。我們要求全員除了扎實地掌握好服務的規范化、標準化以外,還要因人、因時、因地的做好個性化服務、特殊服務、超值服務。創新是延伸服務和發展服務的生命。企業需要樹立創新觀念,創造新服務、新營銷理念,經營一定會是蓬勃發展、長盛不衰的。

       。ㄒ唬、商場物業的管理與一般類型物業管理的最大不同之處就在于物業全員要協助商業項目形象的宣傳與推廣,如物業全員配合商貿“金鷹購”、“微信大標”的推廣,不斷擴大商業及物業的知名度,樹立良好的商場形象,吸引更多潛在承租商和消費者。這是商場實施統一管理的一項必不可少的工作,也便于商業特色具體體現,是一種無形資產和潛在的銷售額,有助于促進消費者的消費觀念,從購買名牌產品到投資店鋪的轉變,加速商場的印象時期轉入到成熟時期。

       。ǘ、物業在承接服務的過程中,通過對商業日常在提供設備設施運營、秩序維護井然、環境衛生整潔等各項保障工作的前提下,創新管理思路,提供多種特色化的服務項目,如月餅銷售指標688盒,積分卡銷售指標150萬,物業團隊積極開拓資源,取得超額完成351萬的業績,獲得商貿總經理室的表彰及嘉獎,這些就超越《物業管理服務合同》中所約定的服務要求,又滿足了業主對物業管理的基本需求,也使業主在享受服務的過程中體現出物業其他價值。

       。ㄈ、對外營造獨特的企業文化,根據商貿同城三店提升業務技能培訓的需要,擬定三店的店長培訓ppt,物業管理知識及隨堂考核試題,全員關注特種設備的安全運行,針對電扶梯注意事項安排委外單位對中心營業員與外包保潔進行分班次專項學習,塑造了物業良好的專業形象,對內要重視資產管理,把“資產臺賬要清晰”、“運營風險要可控”這兩大項同時抓,要理清年度指標的計算基礎,并且要落實財務制度執行過程中的管控,起到規避經營風險的作用。通過規范化的管理及物業自身品牌的打造,給業主注入一種強大的文化內涵,讓其成為我們物業特有的標志。

        綜上所述,物業管理工作雖然平淡而繁瑣,但是要求全員必須有種“管家”的感覺,因為服務永無止境,除了提到的幾點外,還要在平常工作中不斷加強專業知識的學習,不斷進行工作回顧與總結,不斷嘗試創新及實踐,我們堅信只要用心服務、盡心盡力,就一定會把物業管理工作做好,用自己的實際行動來體現公司的企業文化“永遠比承諾做得更好”。 也讓商業項目決策團隊就可實現“進”可獲得不菲租金收入、“退”可以獲得豐厚資產增值,實現“進可攻、退可守”的有利局面。物業公司通過圍繞經營實施科學化、專業化的管理,把服務這個無形的產品體現出有形的價值。真正實現金鷹物業資產管理的意義,確保商業資產可以獲得評估價值的進一步提升。


       

      (責任編輯:湖南物業網陳)
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